Tips HR: Aplikasi Absensi Online VS Mesin Absensi Fingerprint

Data kehadiran karyawan merupakan hal yang penting bagi beberapa perusahaan sebagai salah satu parameter untuk mengukur kinerja karyawan. Sehingga, perusahaan membutuhkan alat yang dapat mencatat data kehadiran karyawan secara akurat.

Alat yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan yang saat ini masih digunakan pun sangat beragam mulai dari kartu absen, mesin fingerprint, hingga menggunakan mobile aplikasi. Bahkan, mungkin masih ada perusahaan/organisasi yang menggunakan buku absen yang mana karyawan harus memberikan tanda tangan sebagai data kehadiran.

Namun, perusahaan sebenarnya harus memperhatikan keefektifitasan dari sistem yang digunakan. Saat ini, perusahaan/organisasi sudah memperhatikan kemajuan teknologi dan bagaimana dampak implementasinya. Sehingga, mereka mulai beralih menggunakan mesin fingerprint dan bahkan aplikasi mobile untuk mencatat kehadiran.

Tentu saja kedua sistem tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri. Berikut paparan kelebihan dan kekurangan.

1. Catat kehadiran dengan aplikasi HRIS

Mencatat kehadiran menggunakan aplikasi absensi online merupakan cara terbaru dalam pencatatan keehadiran. Perkembangan teknologi yang berjalan begitu pesat membuat pemanfaatan ponsel pintar menjadi semakin maksimal lagi. Biasanya, aplikasi ini sudah diintegrasikan dengan aplikasi HRIS sehingga memudahkan tim HR dalam pengumpulan data kehadiran.

Perusahaan yang menyediakan aplikasi HRIS pun berlomba-lomba untuk membuat aplikasi absensi online berbasis web dan mobile terbaik agar semakin memudahkan proses pengelolaan data kehadiran karyawan. Aplikasi absensi online ini tentunya memiliki kelebihan dan kelemahan tersendiri.

Kelebihan dari aplikasi absensi online:

  • Dapat diunduh secara gratis pada Play Store atau App Store melalui ponsel pintar masing-masing karyawan.
  • Bisa langsung terintegrasi dengan aplikasi HRIS sehingga data yang terekam langsung masuk ke aplikasi HRIS secara otomatis tanpa harus melakukan pemindahan data.
  • Memudahkan karyawan yang bekerja dengan jam kerja fleksibel karena tidak perlu datang ke kantor hanya untuk pencatatan kehadiran.
  • Data lokasi dan waktu dapat dipastikan akurat karena disambungkan dengan GPS pada masing-masing ponsel.

Kekurangan dari aplikasi absensi online:

  • Kamera ponsel harus berfungsi dengan baik kerena ada aplikasi yang mana pengambilan data biasanya dilakukan dengan selfie.
  • Karyawan sulit melakukan pencatatan kehadiran jika berada di lokasi dengan sinyal internet terbatas.

2. Catat kehadiran dengan mesin fingerprint

Perusahaan yang masih menggunakan pencatatan kehadiran dengan menggunakan mesin fingerprint juga memiliki alasan tersendiri. Biasanya, mesin ini digunakan oleh perusahaan yang megharuskan karyawan untuk datang ke kantor setiap harinya — tidak memiliki karyawan remote. Selain itu, jika mereka merasa mesin fingerprint ini sudah cukup efektif maka mereka tidak perlu menggantinya dengan sistem yang lain. Berikut kelebihan dan kekurangan dari implementasi mesin fingerprint.

Kelebihan mesin finger print:

  • Dapat menghindari kecurangan karena menggunakan sidik jari masing-masing karyawan.
  • Dapat diintegrasikan dengan aplikasi HRIS.

Kekurangan mesin finger print:

  • Mahalnya biaya peremajaan mesin.
  • Terkadang terjadi kesulitan saat memindai sidik jari yang disebabkan oleh human error — sidik jari kotor dan sebagainya.
  • Penarikan data yang kurang efektif karena harus dilakukan secara manual.

Salah satu aplikasi HRIS yang memiliki aplikasi absensi online versi mobile adalah Talenta. Kelebihan aplikasi ini adalah dapat mencatat data kehadiran dengan akurat.

Berkat sistem yang satu ini, maka perusahaan dapat mencatat seluruh hal terkait kehadiran karyawan secara mudah dan akurat. Mulai dari jadwal kerja, shift karyawan, absensi, hingga cuti maupun lembur, semuanya dapat tercatat otomatis dengan sistem yang dikembangkan oleh Talenta by Mekari ini.

Tercatat dalam software yang satu ini, terselip berbagai fitur menakjubkan yang dapat ditemukan para penggunannya. Misalnya saja fitur pengelolaan absensi yang memberikan bantuan dasbor untuk pembuatan jadwal kerja karyawan. Sehingga perusahaan dapat memantau jadwal kerja secara akurat dan melihat laporan terkait dengan jadwal tersebut. Selain itu fitur ini mampu memberikan informasi mengenai absensi karyawan setiap harinya secara real time. Sehingga perusahaan dapat dengan mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja serta kehadiran karyawan setiap hari.

Masih banyak pula fitur-fitur menarik lainnya yang dapat membantu perusahaan melakukan pengelolaan kehadiran karyawan yang efektif melalui Talenta by Mekari. Termasuk adanya fitur manajemen cuti, fitur pengelolaan jadwal shift, fitur pengelolaan lembur karyawan, hingga fitur timesheet karyawan. Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal.

Itulah beberapa penjelasan mengenai attendance management software, mulai dari pemahaman, manfaat serta cara kerja dari teknologi yang mendasarinya. Melalui pemahaman ini tentu akan lebih mudah untuk mengetahui seberapa penting penggunaan software tersebut.

Sehingga pada akhirnya dapat mengambil keputusan untuk menggunakan software yang paling tepat. Demikian pula dalam pemilihan software yang sesuai. Dari sekian banyak pilihan software di atas, tentu saja perusahaan dapat memilih software yang dirasa sesuai dengan kebutuhan. Sehingga pada akhirnya optimalisasi sistem kehadiran karyawan dapat berjalan sesuai harapan.