7 Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absen Karyawan Online

Aplikasi absen online akan sangat berguna khususnya bagi sebuah perusahaan yang memiliki banyak karyawan, tentunya banyak hal yang harus diperhatikan. Karena bukan tidak mungkin jika mengontrol karyawan puluhan bahkan ratusan dengan cara manual. Apalagi di masa pandemi seperti sekarang ini, perusahaan menyiasati karyawannya untuk bekerja dari rumah (WFH).

Tak heran, di masa pandemi hingga saat ini, HRD perusahaan lebih banyak dipusingkan dengan selalu memantau kinerja karyawan dari jauh. Sebagai perusahaan yang memiliki banyak karyawan, kini mulai membutuhkan sebuah aplikasi absen online untuk mengefektifkan karyawannya dalam bekerja dari rumah.

Permasalahan Yang Dihadapi HR Perusahaan

Seperti yang kita tahu, di masa pandemi seperti sekarang ini banyak perusahaan yang mengalami problem, termasuk tim management nya dan tim HR. Setiap tim HR di perusahaan pasti memiliki masalah terkait sistem absen karyawannya yang masih konvensional. Karena banyak waktu yang dihabiskan setiap harinya hanya untuk pencatatan data absen karyawan.

Belum lagi setiap minggunya HR dan Supervisor harus mengatur jadwal kerja para karyawan. Bahkan, HR Perusahaan juga perlu mencatat dan menghitung lembur karyawannya masing-masing yang jumlahnya puluhan hingga ratusan. Belum lagi urusan karyawan yang ingin mengajukan izin atau cuti. Tentu saja cara lama ini akan sangat merepotkan.

 Dan yang paling merepotkan adalah bagaimana cara HR untuk memantau absen karyawan selama bekerja dari rumah. Sungguh problem yang sangat pelik, untuk itu tepat bagi Anda membaca artikel ini, karena kami punya solusinya.

Perusahaan Membutuhkan Sistem

Dengan permasalahan diatas, maka sudah sepatutnya perusahaan meninggalkan cara lama dan beralih untuk menggunakan aplikasi absen karyawan online. Karena diharapkan sistem absen terbaru menggunakan aplikasi akan lebih memudahkan untuk karyawan maupun HR perusahaan dalam memantau karyawan dan mengurus administrasi karyawan.

Bagaimana caranya? Beberapa perusahaan perlu membutuhkan solusi aplikasi apa yang tepat dan tidak membutuhkan biaya yang besar. Buat sendiri? Jika memungkinkan, tidak apa. Membeli atau mencoba terlebih dahulu? Tentu bisa, karena sekarang ini sudah banyak penyedia aplikasi absen online di Indonesia yang aman dan mudah digunakan.

Manfaat Aplikasi Absen Online

Daripada menggunakan cara konvensional dalam mengurusi absen dan administrasi karyawan yang cukup merepotkan, sebaiknya perusahaan perlu memikirkan langkah untuk menggunakan aplikasi absen online.

Segera saja, HR mencari informasi tentang aplikasi absen online terbaik di beberapa website atau forum HR. HR bisa mencari tahu lebih jauh aplikasi yang bagus sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan. Di bawah ini adalah beberapa manfaat yang bisa diperoleh perusahaan apabila menggunakan layanan software absen online.

1. Akurasi Yang Lebih Baik

Pencatatan secara manual tentu rentan terjadinya kesalahan atau human error. Pasti HR perusahaan sering mendengar keluhan dari karyawan yang protes karena mendapati data kehadiran mereka yang kurang tepat. Hal tersebut bisa membuat citra HR perusahaan memburuk, dampak lainnya juga bisa memperburuk kinerja karyawan.  Untuk itu dengan adanya aplikasi absen online akan memperkecil kemungkinan terjadinya human error dan memudahkan kinerja HR.

2. Lebih Efisien

Mengelola absen karyawan tentu hal yang tidak mudah, karena jumlah karyawan bukan hanya puluhan orang saja. Bagaimana dengan yang ratusan orang? Bantuan aplikasi absen ini dapat membuat kinerja HR semakin akurat dan lebih mudah.

3. Karyawan Mudah Dipantau

Di masa pandemi yang mengharuskan karyawan untuk bekerja dari rumah bukan tidak mungkin jika produktivitas mereka akan berbeda ketika bekerja di kantor. Terutama bila tidak ada aplikasi absen yang memantau jam kerja mereka, HR juga akan kesulitan dalam memantau karyawan. Untuk itu hadirnya aplikasi ini akan memudahkan HR untuk memantau kinerja karyawan dari jauh.

4. Periksa Keberadaan Karyawan

Biasanya aplikasi absen online akan dilengkapi dengan GPS yang memungkinkan perusahaan dapat mengecek keberadaan karyawan mereka. Pelacakan GPS ini sangat penting dan menjadi syarat utama dalam menggunakan aplikasi absen, pengguna akan mengklik tombol absen dan kemudian melacak posisi pengguna tersebut. Terlebih ketika sedang WFH. Karyawan Anda akan lebih fokus dalam melaksanakan pekerjaan.

5. Menghemat Biaya Pengadaan Perangkat

Salah satu metode yang cukup populer dalam absen adalah dengan menggunakan fingerprint. Sistem fingerprint bahkan biasa sudah digunakan di beberapa kantor, universitas, maupun sekolah. Penggunanya harus menyediakan waktu khusus untuk melakukan pendataan sidik jari agar identitas dapat dikenali oleh mesin fingerprint. Dan untuk perusahaan, pendataan biasa akan diperbarui ketika penerimaan karyawan baru.

Kelemahan dari sistem fingerprint ini adalah perusahaan perlu menyediakan anggaran khusus dalam pengadaan perangkat ini. Dan sebaiknya mesin fingerprint juga disediakan lebih dari satu, untuk berjaga-jaga mesin yang digunakan rusak. Terlebih apabila perusahaan memiliki ratusan karyawan. Untuk itu, penggunaan aplikasi sebenarnya akan jauh lebih efisien.

Keputusan perusahaan dalam menggunakan aplikasi absen online adalah keputusan yang tepat dalam menghemat biaya pengadaan dan pemeliharaan perangkat. Bermodalkan komputer, smartphone, dan koneksi internet, maka HR sudah bisa menjalankan fungsi absen karyawan dengan lebih mudah dan cepat. Selain itu, karyawan juga akan lebih dimudahkan untuk mengecek kebutuhan seperti mengecek gaji, jadwal, dan mengajukan izin atau cuti jauh lebih mudah dengan layanan aplikasi absen.

6. Rekapitulasi Data Lebih Mudah

Data kehadiran serta keterlambatan karyawan biasanya akan di rekap secara berkala oleh HR Perusahaan. Apabila perusahaan masih menggunakan cara konvensional dalam absen, proses rekapitulasi tentu akan memakan banyak waktu. Apalagi jika ada karyawan yang melakukan kecurangan, sehingga informasi absen menjadi tidak valid digunakan.Untuk itu, aplikasi absen online ini sebenarnya akan jauh lebih efektif.

Karena HR tidak perlu repot memindahkan data ke komputer. Hal ini karena dari aplikasi sudah terintegrasi dengan data-data lainnya. Data kehadiran maupun keterlambatan karyawan akan di desain dan disandingkan dengan data lain seperti identitas dan jabatan karyawan. Sehingga HR tidak perlu melakukan rekapitulasi data secara manual terkait data kehadiran maupun keterlambatan karyawan.

7. Pemantauan Secara Realtime

Keunggulan aplikasi absen ini juga kemampuannya dalam memantau data secara realtime. Keunggulan ini akan memudahkan HR Perusahaan dalam mendata kehadiran serta keteralambatan karyawan setiap harinya tanpa perlu memindahkan data ke komputer. Sinkronisasi data menjadi lebih mudah karena data tersimpan secara otomatis dengan sistem cloud.

Bagaimana, tertarik untuk menerapkan sistem ini di perusahaan Anda? Talenta hadir sebagai solusi untuk membantu mempersingkat pekerjaan HRD dalam pengelolaan kehadiran di perusahaan.

Talenta dilengkapi dengan berbagai fitur canggih, salah satunya adalah fitur aplikasi absen karyawan yang bisa diakses melalui smartphone sehingga Anda bisa mengorganisir kehadiran kerja dengan praktis, mudah, dan efisien.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir pada websitenya untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales dan konsultasikan masalah HR Anda kepada Talenta!